Menu

wnp.pl - portal gospodarczy

Szukaj

KW: koniec z papierowymi fakturami

Autor: wnp.pl (Jerzy Dudała)
23-05-2013 09:24
KW: koniec z papierowymi fakturami
Fot. Archiwum

Trzeba było poszukać nowych rozwiązań obiegu dokumentów, które spełniałyby kilka celów - mówi portalowi wnp.pl Jacek Nowak wiceprezes Kompanii Węglowej ds. ekonomiki i finansów.

23 tysiące faktur - tyle średnio w ciągu miesiąca napływa na biurka księgowych Kompanii Węglowej.
Kiedyś ewidencjonowano je ręcznie, teraz zajmuje się tym nowoczesny system OCR. Automatycznie skanuje dokumenty i wprowadza je do systemu. Trwa to zaledwie 60 sekund.

To dla Kompanii Węglowej istna rewolucja. Proces wprowadzania zmian nie był krótki, ani prosty.

Już w lipcu 2012 roku w budynku przy Powstańców w Katowicach powstało CUK-Centrum Usług Księgowych. Przejęło ono zadania realizowane do tej pory w działach księgowości 15 kopalń Kompanii.

Jacek Nowak, wiceprezes Kompanii ds. ekonomiki i finansów przyznaje, że działanie Centrum znacznie zwiększa efektywność pracy, optymalizuje koszty, a ponadto daje możliwość lepszego wykorzystania umiejętności pracowników.

A jest z czego korzystać - CUK tworzy 288 osób z 8 działów, między innymi: rozliczeń z klientami, obsługi zobowiązań, operacji gotówkowych i rozliczeń bankowych, podatków czy księgowości i sprawozdawczości.

Centrum to powiew świeżości w spółce - wykorzystuje najnowocześniejsze systemy informatyczne, choćby wdrożony w listopadzie 2012 roku wspólnie z Comarchem system OCR, który całkowicie zrewolucjonizował proces wprowadzenia danych w firmie.

- Każdego miesiąca do Kompanii Węglowej spływa ogromna ilość dokumentów, z których faktur zakupu jest około 23 tysiące - zaznacza wiceprezes Nowak. - Do niedawna faktury te rejestrowano ręcznie w poszczególnych kopalniach. Średnio zajmowało się tym 8 osób, a łącznie we wszystkich kopalniach i zakładach spółki faktury rejestrowało 120 pracowników.

Jacek Nowak wskazuje, że trzeba było poszukać nowych rozwiązań obiegu dokumentów, które spełniałyby kilka celów. Pierwszy - zminimalizowania udziału człowieka przy wprowadzaniu danych, drugi - redukcji błędów oraz trzeci - podniesienia jakości pracy.

- Nowy system OCR spełnił wszystkie te zadania - ocenia Jacek Nowak.

W pierwszej fazie dokumenty finansowe są skanowane, a system wykorzystując technologię OCR automatycznie wyodrębnia z nich informacje zawarte w polach tekstowych.

Z faktur odczytywane są w ten sposób dane dotyczące m.in. wystawcy i odbiorcy faktury, daty sprzedaży, formy i terminu płatności oraz nazwy usługi i kwot netto, brutto i podatku VAT.

Zdecydowana większość faktur jest rozpoznawana przez system OCR od razu. W pozostałych przypadkach potrzebna jest pomoc tzw. weryfikatora. Ten musi potwierdzić informacje, których nie udało całkowicie rozpoznać w procesie skanowania.



SUBSKRYBUJ WNP.PL

NEWSLETTER

Najważniejsze informacje portalu wnp.pl prosto do Twojej skrzynki pocztowej

Wnp.pl: polub nas na Facebooku


Wnp.pl: dołącz do nas na Google+


44 750 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

1 048 524 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

5 763 ofert w bazie

2 782 331 ofert w bazie


397 664 ofert w bazie

GORĄCE KOMUNIKATY

Wyszukiwanie zaawansowane
  • parking
  • bankiet
  • catering
  • spa
  • klub
  • usługi
  • rekreacja
  • restauracja
467 ofert w bazie

PARTNER

  • partner serwisu
  • partner serwisu

POLECAMY W SERWISACH GRUPY PTWP